ムダな会議のコスト計算

このエントリーは、事例取材で聞いてきたことについて、事例取材にいった二人があーだこーだとはなしをする編集後記的なエントリーです。

今回は日本経済新聞社さんへの取材できいてきた、会議を減らすはなしに関連しておはなししています。

写真は弊社の会議風景（イメージ）です

Qiita:Teamを使って会議が減ったらしい

so: 日経電子版のチームでは、会議が減ったってはなしあったねー。

htomine: そうですね。めっちゃ減った！とおっしゃってましたが、普通会議を減らそうと思ったらどうしたらいいんですかね？

so: やらない！

htomine: そっか、やらないｗ

so: 会議ってさー、すごい高コストだよね、実は。
人数にもよるんだけどさ。

htomine: あんまり考えることないですけど、時給換算したら結構なもんですよね。気軽にやりますけど。

so: 1人月を、安めに60万円としてみるでしょ
20日稼働で、1日3万円、1時間の単価3000円は超えちゃう。

htomine: 掛ける人数ですもんね。結構しますよね。

so: 10人で1時間会議やったら3万円。
経費の申請をしないと会議できないようにしたら、会議を減らせるのでは！

htomine: めんどくさい！ｗやりたくないですねｗ

so: 減った結果、よそのことがわからなくなってしまったりして。。。

htomine: その分はチャットとか、Qiita:Teamみたいなドキュメントベースのツールでやりとりすればいい、ということなんですかね。

so: そうだねー、会議で共有とドキュメントで共有、それぞれ強みと弱みありそうだなー。

htomine: そうですね。ドキュメントがあれば無くせる会議ってどんなものだろう。

so: 単なる報告の会議はいらなそう。

htomine: 報告＋議論、みたいなMtgだと難しいかなぁ。でもそれも事前にドキュメント書いておけば時間は短縮できそうですね。

so: ちょっと表つくってみたよ。なんかまあ、異論はあるだろうなーという感じだけれども、あえて対比的に書いてみた。

htomine: おお。こう見ると会議の良い点がめにつくけど、受信にかかる時間の短さは参加する人数の事を思うと結構効果が大きそう。

so: 集まってしまうと、「何もしない」「聞くだけ」というコストが掛け算で発生していくので、そこの無駄さが「会議を減らそう」という動機に結びつくのかも。

htomine: そのコストは結構軽視されがちという気もしますね。
それよりも表の中で会議のメリットになってる部分が重視されすぎてるというか。

so: 発信するのは楽だから、発言する人だけ集めて会議したらいいってことになるね。

どんなバランスなのか考えてみよう。
仮にだけど、会議で30分はなして伝わる程度のドキュメントを作るのに、90分かかるとして、それを読むのに10分かかるとするよ。まとまってると読むの早いし。

htomine: はい

so: こんなグラフになる。
縦軸はお金です！
横軸は参加人数ね。

さっきの仮定でいうと、4人超えたらもうドキュメントにした方が安い。

htomine: おーなるほど。
感覚的にも4人以上の会議って聞くだけの人が多くてつらくなってくる気はするね。

so: うんうん。

so: 議論をする効率はいいから、会議をするのは議論が必要なときだけとして、発言する人のみ集めるといいってことだね。

議論では、何かを「決める」ことをゴールとして、決まったことと理由をドキュメントにして共有する。

htomine: 全部の会議がそうなるとすごい良さそうだねｗ

so: 決めることを事前に共有して人を集めると、発言する人だけにしやすくなりそうだ。
うちらの会議もそうしよう！

htomine: そうしましょう〜。

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